Sous la supervision du gestionnaire des prix et distinctions, l’adjoint(e) administratif(ive) est responsable du soutien continu au programme de prix de l’IRAC, au Festival d’architecture, au Collège des fellows et à la Fondation de l’IRAC.
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TITRE DU POSTE : Adjointe administrative / Adjoint administratif
LIEU DE TRAVAIL : IRAC - Ottawa
SOUS L’AUTORITÉ DE : Gestionnaire, prix et distinctions
DATE : novembre 2016
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COORDINATION ET SOUTIEN À L’ÉCHELLE NATIONALE
- Participer aux réunions de personnel afin de coordonner le travail, de résoudre les questions opérationnelles et d’assurer des relations harmonieuses au sein de l’équipe du bureau national;
- Offrir un soutien administratif aux autres chefs d’équipe et notamment fixer des rendez-vous et s’occuper de la correspondance et de la logistique;
- Offrir son aide, au besoin, dans la planification, la mise en œuvre et la coordination du Festival d’architecture;
- Assister au Festival d’architecture annuel de l’IRAC et y participer activement. Les tâches et les responsabilités seront variées et comporteront notamment le travail au comptoir d’inscription et la présence à des activités sociales;
- Coordonner et préparer le calendrier de travail des bénévoles du festival;
- Coordonner et offrir un soutien à l’organisation des activités publiques pendant le festival;
- Assumer la responsabilité de la planification et de la coordination de la cérémonie d’investiture de l’IRAC (changement de président);
- Apporter un soutien administratif à la préparation d’activités particulières de l’IRAC;
- Gérer et superviser le processus d’inscription à toute autre activité organisée par l’IRAC;
- Participer aux réunions du Comité directeur du Festival, préparer les ordres du jour et les procès-verbaux;
- Participer et contribuer à des cérémonies occasionnelles de remises de prix en dehors des heures normales de travail.
- Offrir un soutien administratif continu aux membres (traitement des renouvellements d’adhésion, nouvelles demandes d’adhésion et soutien aux membres).
RECONNAISSANCE ET SOUTIEN DE L’EXCELLENCE
- Offrir une aide administrative au gestionnaire de tous les prix de l’IRAC;
- Examiner toutes les candidatures reçues pour s’assurer de leur admissibilité et du respect des lignes directrices;
- Maintenir un registre de tous les candidats, y compris des renseignements des candidatures;
- Organiser et apporter un soutien administratif à toutes les réunions des jurys des prix, y compris les communications avec les membres du jury, l’organisation des réunions et la préparation des procès-verbaux;
- Administrer et coordonner la remise des Médailles étudiantes de l’IRAC et les inscriptions au Tableau d’honneur de l’IRAC avec les écoles d’architecture;
- Administrer et coordonner toutes les bourses étudiantes et autres bourses de la Fondation de l’IRAC;
- Offrir son aide pour toutes les cérémonies de remise de prix (invitations, besoins en audiovisuel, scénarios, besoins en aliments et boissons, divertissement, spectacle, etc.);
- Planifier et coordonner les activités de présentation publique, y compris la réception avec les récipiendaires des Médailles du Gouverneur général en architecture;
- Offrir un soutien au gestionnaire des prix et distinctions et de l’héraldique pour le processus de candidature au Collège des fellows et la cérémonie d’intronisation;
- Offrir un soutien aux présidents régionaux du Collège des fellows de l’IRAC, notamment à la coordination et à la planification des activités et des dîners régionaux, y compris à l’inscription;
- Coordonner et apporter son soutien à l’assemblée annuelle du Collège des fellows;
- Offrir un soutien administratif à la préparation du gala du Prix international Moriyama IRAC (y compris aux activités de financement);
- Traiter les factures du service dans Sage;
- Traiter tous les paiements des factures du service dans Moneris et Sage;
- Recueillir les factures du service;
- Accomplir toute autre tâche, tel que requis.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Excellentes aptitudes en communications orales et écrites dans les deux langues officielles;
- Maîtrise avérée de Word, Excel et Outlook ou de logiciels et applications de bases de données;
- Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif. L’expérience acquise dans une association semblable à but non lucratif est considérée comme un atout;
- Capacités organisationnelles démontrées et capacité de gérer et de prioriser plusieurs projets ou activités en même temps en portant une grande attention aux détails;
- Une expérience en coordination d’événements est considérée comme un atout;
- De solides compétences interpersonnelles, et notamment faire preuve de tact, de discrétion et de jugement en tout temps et avec tous les niveaux d’intervenants (collègues, membres du conseil d’administration, bénévoles, membres, etc.)
COMMENT POSER VOTRE CANDIDATURE
Nous embauchons les personnes les plus talentueuses, car nous sommes conscients que l’engagement de personnes dédiées est essentiel à la réalisation de notre mission. Si vous croyez avoir la personnalité, les compétences, les études et l’expérience nécessaires pour occuper ce poste, n’hésitez pas à poser votre candidature.
Le lieu de travail est le siège social de l’IRAC à Ottawa, en Ontario. Veuillez transmettre votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation à l’attention de notre agence de recrutement, à careers@businesssherpagroup.com. Nous effectuerons immédiatement la présélection des candidats.
Veuillez noter : nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour ce poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec les personnes dont la candidature est retenue.
*Le genre masculin est utilisé comme générique à seule fin d'alléger le texte dans le reste du document.